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Cria o Sistema de Arquivos do Município de Ponte Nova e institui Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
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A CÂMARA MUNICIPAL DE PONTE NOVA decreta e eu sanciono a seguinte lei:
Art. 1º Fica criado o Sistema de Arquivos do Município de Ponte Nova, que tem os seguintes objetivos:
I – assegurar a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos dos Poderes Públicos Municipais, tendo em vista o seu valor administrativo, documental e histórico e os interesses da comunidade;
II – facilitar à Administração Municipal e à comunidade em geral, o acesso ao patrimônio arquivístico público municipal;
III – harmonizar as diversas fases de administração dos documentos arquivísticos;
IV – sistematizar a guarda de papéis e documentos e controlar a sua acumulação.
§ 1º O sistema de Arquivos do Município de Ponte Nova será integrado pelas unidades administrativas da Administração Municipal que disponham de Arquivos Correntes, e pela unidade responsável pelos Arquivos Intermediário e Permanente.
§ 2º A estrutura do Sistema de Arquivos do Município de Ponte Nova compreende:
I – como órgão central, o Arquivo Geral do Município, vinculado à Divisão de Arquivo da Secretaria Municipal de Governo;
II – como órgãos setoriais, as unidades administrativas que produzem documentos arquivísticos.
Art. 2º Consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico do Município todos os documentos produzidos e acumulados pelas várias unidades constitutivas da Administração Municipal, no exercício de suas funções, distribuídos tais documentos em:
I – Arquivos Correntes – constituídos pelo conjunto de documentos de uso corrente, gerados por uma unidade administrativa, e sujeitos a freqüentes consultas de caráter administrativo;
II – Arquivo Intermediário – constituído pelo conjunto de documentos provenientes dos arquivos correntes, sujeito a consultas infreqüentes, aguardando destinação final, de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
III – Arquivo Permanente – constituído pelo conjunto de documentos permanentes conservados devido a seu valor informativo ou probatório de direitos.
Parágrafo único. Os documentos de valor histórico poderão constituir, a critério da Comissão de Avaliação e Controle de Documentos (CACD), o Acervo Histórico do Município de Ponte Nova, que terá característica, conservação, preservação e guarda próprias, conforme dispuser seu regulamento.
Art. 3º Os Arquivos Correntes serão organizados em cada unidade da Administração Municipal geradora de documentos e serão constituídos por todos os documentos produzidos num determinado ano civil.
Parágrafo único. No início do ano civil, cada unidade geradora de documentos, de comum acordo com a chefia da Seção de Arquivo, Protocolo e Reprografia, transferirá para o Arquivo Geral toda a documentação constitutiva de seu Arquivo corrente, referente ao ano anterior, exceção feita à documentação individual dos servidores municipais, ativos e inativos, que permanecerá arquivada em pastas individuais, na Divisão de Pessoal da Secretaria Municipal de Administração.
Art. 4º Às unidades administrativas referidas no art. 3º compete a administração dos respectivos arquivos correntes, especialmente:
I – a custódia temporária dos documentos que integram esses Arquivos, vedada a sua destruição parcial ou total;
II – a sistematização da acumulação dos documentos;
III – disciplinar o acesso aos documentos.
Art. 5º Os Arquivos Intermediário e Permanente constituirão o Arquivo Geral do Município e serão organizados na Divisão de Arquivo, da Secretaria de Governo.
Art. 6º À Divisão de Arquivo da Secretaria Municipal de Governo, como unidade administrativa do Arquivo Geral, competente:
I – a custódia dos Arquivos Intermediário e Permanente;
II – a sistematização da guarda e acumulação dos documentos;
III – a conservação dos documentos integrantes do Arquivo permanente, vedada sua distribuição parcial ou total;
IV – disciplinar o acesso aos documentos;
V – coordenar o levantamento e análise da produção documental, para fim de elaboração do Plano de Destinação de Documentos;
VI – cumprir o Plano de Destinação de Documentos arquivísticos;
VII – deliberar, ouvida a CACD e respeitados os prazos de destinação previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, sobre a destinação final dos documentos do acervo arquivístico.
Art. 7º Com a finalidade de dar parecer final sobre a destinação dos documentos arquivísticos do Município e elaborar o Plano de Destinação de Documentos, fica criada a Comissão de Avaliação e Controle de Documentos, constituída pelo Procurador e Consultor Jurídico da Prefeitura, como Presidente, pelo Chefe da Divisão de Arquivo, como Secretário, e pelos Chefes das Divisões Financeira, de Contabilidade, de Urbanismo e Cadastro Técnico da Prefeitura Municipal de Ponte Nova, como membros.
Parágrafo único. A Comissão de que trata este artigo, se necessário poderá valer-se de pareceres de especialistas, técnicos ou autoridades administrativas, para consecução dos objetivos de sua função.
Art. 8º Com a finalidade de orientação sobre prazos de permanência e destinação final dos documentos do Arquivo Intermediário, fica instituída a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, anexa a esta Lei.
Parágrafo único. A destinação e prazo de conservação de documentos não previstos na Tabela de Temporalidade e destinação de Documentos anexa serão determinados pela CACD.
Art. 9º Revogam-se as disposições em contrário.
Art. 10. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Ponte Nova, 21 de dezembro de 1993.
Pe. Ademir Ragazzi
PREFEITO MUNICIPAL
Ananias Alvarenga Filho
SECRETÁRIO MUNICIPAL DE GOVERNO
